ДФ-Инфо: Полезная информация о бухгалтерии

10 причин, почему не надо брать бухгалтера

Причина 01: Кадры

Сложно переоценить значение кадров, их квалификацию для каждой компании. От того какие сотрудники будут работать в компании зависит если не все, то очень многое. Давайте рассмотрим подробнее с чем приходится нам, предпринимателям, сталкиваться.

Подбор

Правильно подобрать персонал в компанию это одна из самых ключевых задач каждого предпринимателя. Хорошо когда у вас в компании есть возможность содержать профессиональных рекрутеров или кадровиков, которые смогут подобрать, протестировать, выявить нужного человека с необходимыми качествами и знаниями вам в команду, но зачастую в небольших компаниях функции поиска персонала, проведение собеседования, определение ключевых навыков и знаний претендента находится у самого предпринимателя. Конечно, подобрать персонал в той области, в которой сам предприниматель силен, проблемы не составит, а если нет? Понимания принципов бухгалтерского и налоговый учета не всегда сильная сторона предпринимателя и каким образом тогда оценить профессионализм будущего Главного бухгалтера? Подробнее

При этом надо понимать, что из-за ошибок в ведении учета, не корректно рассчитанных налогов вы, да-да именно вы, как предприниматель, несете всю полноту ответственности, как административную, так и уголовную. Мы уже молчим, про то, что сам бизнес можно просто потерять.

Повышение квалификации

Когда Первый этап пройден, вы нашли человека, вам повезло и вы нашли профессионала. Но это не значит, что теперь можно расслабиться и отпустить все «на самотек». Скорость с какой вносятся поправки в принципы ведения учета и налогового законодательства просто колоссальная. Мало того, что надо знать, как велся учет раньше, как вести учет по-новому, надо понимать, еще и какие действия надо совершать «в переходные» периоды от «старого» порядка к «новому». Объем новых знаний не малый. Поэтому бухгалтер просто обязан, если он хочет оставаться «на плаву» в своей профессии каждый год, а лучше каждые полгода проходить курсы повышения квалификации. И отсюда рождается следующий вопрос, а как ваш бухгалтер повышает квалификацию, кто проверит, как он отучился на данных курсах или они только для «галочки»? Мы надеемся, что вы помните, что за ведение учета и расчет налогов отвечаете вы, лично вы, не бухгалтер. С него вы НИЧЕГО не возьмете в случае возникновения проблем, буквально – н и ч е г о!

Оплата за труд

Всем нам при ведении бизнеса проходится искать баланс, между доходами компании и расходами. Конечно всем хочется и что бы кадры были максимально квалифицированы и «стоили» дешево. Однако, чудес не бывает. Как и в любой другой области профессионализм достигается путем глубоких теоретических познаний (институт, дополнительное образование, курсы и т.д.) и большим опытом работы. И совершенно естественно, когда человек, получая внушительный опыт практической работы, а также владеет теорией хочет окупить свои временные затраты и, возможно, финансовые на получение этих знаний. И настоящий профессионал просто априори не может стоить дешево. Столько лет учиться, работать, учиться в процессе работы, сдавать все возможные экзамены на получение сертификатов и аттестатов, а они (сертификаты/аттестаты), уж поверьте, не получаются за деньги или «просто так», это очень большой, если не сказать колоссальный труд (спросите, у любого бухгалтера), при этом еще и платный. Так вот, столько лет потратить на то, что бы стать «Профессионалом» и за это соглашаться на работу за не большие деньги, как минимум это будет странно. И наш совет очень внимательно относится к такого рода предложениям.

Контроль работы

Тоже один из важных блоков работы с кадрами. Если какая то работа остается без контроля, без доскональной проверки, то скорее всего эта работа будет сделана плохо, либо не сделана вообще. Так и с бухгалтером, однако надо еще понимать, «как, когда и что» надо спросить с бухгалтера. А для этого надо хоть немножко, но разобраться в его работе, не досконально, никто этого от вас не требует, но основные принципы работы бухгалтерии (всеми так не любимой, знаем на опыте) надо понимать. Либо отдать на откуп (естественно платно) независимой аудиторской компании, которая объективно в понятной форме сможет вам сказать по поводу качества работы бухгалтерии. Иногда одно упоминание о том, что работу бухгалтера проверит аудитор уже помогает держать бухгалтерию в нужном тонусе.

Свернуть.

Причина 02: Принцип одного окна

Крупные компании могут себе позволить содержать в штате все необходимые службы (подразделения), включая бухгалтерию, юридический и другие отделы. В небольших организациях обеспечить всех специалистов 100% рабочей загрузкой невозможно, поэтому их содержание нецелесообразно. Многие предприятия предпочитают сотрудничать с частными специалистами (приходящий бухгалтер) или с профильными фирмами, предлагающими услуги аутсорсинга.

В большинстве случаев фирмы специализируются на оказании услуг в одной сфере – например, одни предлагают услуги бухгалтерского и налогового учета, другие готовы обеспечить кадровое сопровождение, третьи юридическое сопровождение, причем только в каком то одном направлении, например, в регистрационных действиях, а в судебных делах, нужны будут еще одни юристы.

Подробнее

Конечно компания-заказчик может рассчитывать на высокое качество сервиса, поскольку исполнитель все внимание уделяет одному направлению. Однако так как все бизнес-процессы повязаны между собой, в определенный момент требуется координация действий между всеми исполнителями. Зачастую грань между юридическими вопросами и бухгалтерскими настолько тонкая, что не понятно к кому они должны относиться к юристам или все же к бухгалтерам. А теперь давайте представим ситуацию, что у вас возник именно такой вопрос, каждый из исполнителей может перекладывать ответственность за исход его решения (хорошо если он еще будет, а не уже свершился) друг на друга и по-своему будут правы, не возможно будет предъявить претензия и крайним в этом случае оказывается клиент.

Плюс ко всему прочему у вас «десять» контактов, с которыми надо взаимодействовать и помнить, какие вопросы кто решает и кому, что надо передать или запросить дополнительную информацию. Не удобно.

Принцип «Одного окна» снимает многие, если не все вопрсоы. С вами взаимодействует один человек, который координирует все вопросы между направлениями и сам определяет кому, что, какая информация нужна. Также всего понятно с кого спросить за результат.

Свернуть.

Причина 03: Система контроля

Как мы писали в «Кадрах», один из важных блоков работы бухгалтерии - это система контроля. Если какая-то работа остается без контроля, без доскональной проверки, то скорее всего эта работа будет сделана плохо, либо не сделана вообще. Так и с бухгалтером, однако надо еще понимать, «как, когда и что» надо спросить с бухгалтера. А для этого надо хоть немножко, но разобраться в его работе, не досконально, никто этого от вас не требует, но основные принципы работы бухгалтерии (всеми так не любимой, знаем на опыте) надо понимать. Либо отдать на откуп (естественно платно) независимой аудиторской компании, которая объективно в понятной форме сможет вам сказать по поводу качества работы бухгалтерии. Иногда одно упоминание о том, что работу бухгалтера проверит аудитор уже помогает держать бухгалтерию в нужном тонусе.

Подробнее

По нашей же практике система контроля за работой бухгалтерии в большинстве компаний отсутствует как класс, и о работе бухгалтера задумываются только тогда, когда налоговая выписывает штраф за неправильно рассчитанные налоги или не сданную во время декларацию. И в этот момент либо бухгалтер пропадает, буквально - выключается телефонный номер или просто не походит, на почту не реагирует. Либо вы его увольняете, при этом если человек окажется достаточно наглым, то за передачу базы 1с и документов он может еще с вас попросить денег.

И поверьте, более 70% клиентов, которые к нам приходят, приходят именно с такими проблемами. При этом и учет скорее всего велся «спустя рукава» или совсем не велся. А это грозит дополнительными затратами на восстановление учета, а в особо запущенных случаях это вообще экономически не целесообразно или, даже, физически не возможно.

Чтобы избежать неприятных ситуаций во взаимоотношениях с бухгалтером надо следовать нескольким простым правилам:

1) Если у вас есть договор с бухгалтером, добавьте пункт о передаче учетной базы. Если договора нет, договоритесь с приемлемой периодичностью о передачи бухгалтером вам учетной базы

2) Если вы отдаете для обработки первичные документы, то также следует их забирать и хранить у себя после их обработки.

3) Не отдавайте ключи от банк-клиента, организуйте доступ к вашему счету без права подписи документов.

Помните, результат работы бухгалтера - это не только правильный учет, но и корректное ведение бухгалтерской базы на основании первичных документов. Если документов и базы у вас нет, считайте, что учета у вас тоже нет и, чтобы привести его в порядок, вам придется первое оплатить еще раз ту же самую работу другому бухгалтеру (а скорее всего еще и больше, за срочность), второе собрать заново все первичные документы с контрагентов (а если у бухгалтера хранились документы за несколько лет?!?). Относитесь к первичным документам, как к деньгам, потому что если у вас нет документа значит в случае проверки вам не чем будет обосновать произведенные расходы и налоги будут пересчитаны, другими словами вам придется доплатить их вместе со штрафами и пенями. В третьих вам банально может не хватить времени на все эти процедуры, если у вас началась, например, камеральная налоговая проверка, где срок на предоставление данных и документов 5 рабочих дней.

Свернуть

Причина 04: Разделение труда

Одним из принципов работы нашей компании является четкое разделение функций бухгалтерского учета между специалистами.

Например, обработкой первичных документов, вводом данных в систему и другими несложными задачами занимаются рядовые бухгалтеры, обладающие необходимым опытом и глубокими познаниями именно в этой области учета. Так же отдельные сотрудники выполняют кадровый учет, расчет заработной платы для коллектива работников обслуживаемого предприятия.

За ведение бухгалтерского учета в целом, налоговую оптимизацию, подготовку и подачу отчетности отвечает главный специалист, которого условно можно назвать «главным бухгалтером». Он же контролирует работу всех остальных нижестоящих специалистов от начала и до конца, отвечает за слаженность и верность действий всей команды.

Подробнее

Консультированием клиента по вопросам применения налогового, валютного, хозяйственного и иного законодательства, подготовкой договоров любой сложности, а также оказанием других услуг юридического характера занимаются опытные юристы и правовые консультанты. Эти специалисты не только имеют соответствующее юридическое образование и необходимую квалификацию, но и располагают достаточным опытом работы в правовой сфере.

Таким образом, в ГК «Диктум-Фактум» существует четкое разделение труда специалистов, согласно их квалификации, уровню подготовки, опыту практической работы. Сотрудничая с нашей компанией, вы можете быть уверены, что решением ваших задач занимаются действительно профессионалы своего дела. При этом каждому из них не приходится растрачивать время и силы на множество сопутствующих заданий и проблем, отдельный сотрудник занимается исключительно своих комплексом задач, а механизм работы всей команды в целом продуман, отлажени согласован.

Свернуть

Причина 05: Повышение квалификации

Как показывает практика, штатные бухгалтера небольших организаций нечасто посещают специализированные обучающие программы. Опросы на предприятиях разной сферы деятельности показывают, что в лучшем случае сотрудники бухгалтерии проходят повышение квалификации один раз в несколько лет. Так происходит по ряду причин, среди которых – и достаточно высокая стоимость программ (не все руководители/собственники бизнеса готовы и считают целесообразным вкладывать деньги в обучение персонала), и низкая мотивация самого бухгалтера.

В итоге уровень компетенции специалиста ограничивается знаниями, которые были приобретены в период обучения, которое могло проходить несколько лет назад. Некоторые руководители считают, что этого достаточно – ведь, как им кажется, бухгалтер изо дня в день выполняет одну и ту же работу. Но нельзя забывать о постоянных изменениях в законодательстве – трудовом и налоговом, о новых потребностях бизнеса, а также о появлении новых методик и бухгалтерских программ, да и просто появления новых хозяйственных операций, с которым ранее бухгалтер не сталкивался.

Подробнее

Новые знания и навыки нужны бухгалтеру, чтобы грамотно решать сложные вопросы, касающиеся учета, и находить легальные способы оптимизации работы фирмы. Важно учитывать и тот факт, что бухгалтер нередко выполняет несколько функций, в том числе работу финансиста, кадровика, решает вопросы налогового планирования и юридической поддержки бизнеса, а в этих сферах постоянно происходят изменения и возникают неожиданные ситуации, требующие быстрого решения. Поэтому регулярное посещение специализированных курсов, посвященных разным тематикам, становится не просто необходимым, а исключительно обязательным, что дает специалисту возможность всегда быть в курсе новшеств и находить ответы на различные рабочие вопросы.

А теперь давайте спросим себя честно, когда ваш бухгалтер последний раз проходил повышение квалификации? А вы вообще когда-нибудь интересовались этим вопросом?

Свернуть

Причина 06: Профессиональные инструменты

Качество работы бухгалтерского отдела зависит от 2 факторов: от квалификации сотрудников и от программного обеспечения и системы автоматизации.

Опытный бухгалтер:
1. Защищает компанию от штрафных санкций и ошибок в документации.
2. Минимизирует налоговые выплаты.

Качественное ПО позволяет:
1. Обрабатывать большие объемы информации за минимальные сроки.
2. За 2-3 секунды находить любой документ.
3. Отслеживать изменения в законодательстве.

Давайте теперь распишем, каким же программным обеспечением пользуется бухгалтер при ведении учета:

Подробнее

1. Учетная система

Скорее всего уже не осталось бухгалтеров, которые бы вели учет без помощи специализированного программного обеспечения. Как правило, бухгалтера выбирают любой продукт от фирмы «1С». Есть, конечно, и другие варианты, но они менее популярны. И наш совет все же выбирать «1С», как самую распространенную учетную программу, что бы в будущем не пришлось долго и упорно искать бухгалтера, владеющим каким то очень редким учетным инструментом.

Как любое другое, специализированое ПО, учетные системы должны быть на пике всех вносимых изменений в законодательство, а это соответственно, требует постоянного обновления системы. «Постоянное» это требование буквальное, потому как каждый день выходят обновления системы. Можно сравнить эту систему, как автомобиль без топлива. Где топливо это обновление. Зачем вам автомобиль, который не ездит?!?

Естественно обновления системы платное, как в принципе и сама учетная система. Вопрос стоит, кто и как часто будет проводить обновление? И кто за это будет платить?

2. Правовые системы.

Законодательство. Уже не в первый раз мы на нашем сайте возвращаемся к этой теме. Но, уж простите, без нее никак. Отсутствие у бухгалтера актуальной правовой базы, где можно быстро подсмотреть, изучить, вспомнить, оценить практику использования нормативно-правовых пунктов законодательства (а не секрет, что многие наши законы написаны так, что не понятно, как правильно действовать) это работа по принципу «авось пронесет». Естественно правовые системы стоят денег. И стоят не дешево. Попытка сэкономить приводит к отсутствию актуальной правовой базы, а это значит, что бухгалтер играет в рулетку с государством, где ставка в игре ваш (да-да, именно ваш) бизнес. И вероятность выиграть вам в той игре стремительно приближается к нулю.

3. Система сдачи отчетов.

Наверное, вы уже в курсе, что с 2014 года сдача деклараций по НДС только в электронном виде, что требует подключение к специальному оператору. Как правило оператора выбирают бухгалтера, тех с кем привыкли работать и не всегда ориентируются на стоимость подключения. А цены могут отличаться в разы от оператора к оператору. Можно, конечно сэкономить и не подключаться, тем более, что обязанность только у тех, кто применяет общую систему налогообложения (НДС). Но не советуем вам. Выяснения причин блокировки расчетного счет и сама разблокировка, скорее всего заморозят ваш бизнес на неделю, не меньше. И потери будут весьма ощутимы. Кроме того данный инструмент позволят видеть ваш лицевой счет в налоговой, быть с ней (налоговой) на связи 24/7/365, видеть дошли ли отчеты и платежи. Его также можно использовать, как своего рода контроль за работой бухгалтера.

4. Автоматизация учетных процессов.

Дополнительный контроль за работой бухгалтера может также осуществляться через средства автоматизации. Конечно, типовой функционал ведения учета не предусматривает данные возможности. И они дописываются самостоятельно за свой счет. Глубокое знание бухгалтерского и налогового учетов, определенных соотношений, принципов построений отчетов и т.д. позволяет автоматизировать процесс контроля за работой бухгалтера и на раннем этапе выявить ошибку, без каких либо последствий для компании. Однако, данная работа стоит дорого и показывает работу бухгалтера, что называется «лицом». Если ли такие доработки у вашего бухгалтера? Думаем, что нет.

Свернуть

Причина 07: Техническое оснащение

Сохранность и конфиденциальности всей информации является важным аспектом в текущей деятельности компании, особенно если это касается бухгалтерского учета.

Потерянная учетная база 1С в результате поломки компьютера или жесткого диска чревато тем, что придется восстанавливать весь учет заново, т.е. фактически провести туже самую работу за несколько лет, которую делал бухгалтер в очень сжатые сроки. Как правило это очень дорого и долго, а зачастую и вообще не реально.

Поинтересуйтесь у вашего бухгалтера, как он решает вопрос сохранности данных. Что будет если его компьютер сломается или, например, его утренний кофе прольется на ноутбук, где хранится учетная база по вашей компании.

Подробнее

Всетаки подход аутсорсиноговой компании более ответственный в этом вопросе и задача по сохранению данных решается уже на системном уровне – выстраивается отдельная, дорогая система хранения данных с возможностью резервирования данных в ежедневном режиме. Слишком высока цена потери данных и аутсорсинговые компании это хорошо.

Грамотный подход к организации данных, позволяет организовать доступ к учетной базе в режиме 24/7/365, а также профессиональную техническую поддержку со стороны IT-специалистов. Что не всегда доступно приходящему или даже штатному бухгалтеру.

Свернуть

Причина 08: Налоговые сотрудники

Залогом правильного ведения бухгалтерского учета безусловно является знание предмета и опыт работы. Особенно ценно, если опыт работы у вашего подрядчика будет, как со стороны ведения учета компании в качестве бухгалтера, так и со стороны аудитора-ревизора, а идеально если еще и данный сотрудник работал «по ту сторону баррикад», а именно в налоговой инспекции. Такой подход позволяет более грамотно и оперативно действовать при решении и (или) предотвращении различных вопросов в компании.

Подробнее

Четкое представление, каким образом работают контролирующие органы изнутри, детальное знакомство с процедурами проведения плановых и внеплановых проверок, нюансами составления предписаний, наложения штрафных санкций, а также способов и наиболее оптимальных путей обжалования актов налоговых органов должно быть огромным преимуществом у исполнителя.

Знания и ценный опыт таких сотрудников помогут вашей компании в осуществлении текущего контроля финансовых и налоговых рисков, оптимизации налогов, таким образом, чтобы с одной стороны вы не переплачивали лишние средства в бюджет, но при этом не привлекали внимание и не вызывали претензий со стороны фискальных органов.

Свернуть

Причина 09: Ответственность

Аутсорсинговая компания, принимая на себя обязательства по ведению бухгалтерского учета, гарантирует в том числе полное возмещение материального ущерба в случае некорректного расчета налогов, неверного учета или несвоевременной подачи в контролирующие органы отчетности. Таким образом, привлеченная специализированная организация снимает с вас груз финансовой ответственности, в отличие от штатного бухгалтера. И компенсация выплачивается в максимально сжатые сроки. Поскольку в договорах на ведение прямо указывается обязательство по выплате штрафов.

Подробнее

Взыскание ущерба со штатного работника, если по его вине компания была привлечена к штрафным санкциям и понесла финансовые потери, возможно только в пределах определенной доли его заработной платы. То есть вы не получите возмещение в полном объеме единовременно, погашение будет растянуто по времени.

Более того, поскольку отношения между бухгалтером и клиентом не формализованы должным образом, то такой важный аспект работы бухгалтера, как база 1с, сертификаты ключей электронной подписи, первичные документы, хранящиеся у бухгалтера зачастую становятся предметом торга при расставании. И приходится уповать только на порядочность вашего подрядчика.

Данная проблема исключена с аутсорсинговой компанией, поскольку заключаемый договор на обслуживание учитывает все аспекты взаимоотношений между клиентом и исполнителем.

Свернуть

Причина 10: Поддержка

Если у вас в компании уже есть квалифицированный бухгалтер, опыт его работы и квалификация, согласитесь, будет меньше чем опыт и квалификация целой команды высокопрофессиональных бухгалтеров и аудиторов в специализированной организации.

Работа в команде, где коллеги уже могли сталкиваться с аналогичной проблемой помогает решать и (или) предотвращать нежелательные последствия для компании максимально выгодно.

Подробнее

Кроме того, бывает, что сами консультанты также обращаются за советом к сторонним консалтинговым компаниям, что увеличивает многократно опыт разбора сложных вопросов.

Клиент же получает максимально быстрый и точный план действий на сложившуюся ситуацию, при полной ответственности компании за данные рекомендации без дополнительных затрат.

Свернуть

А как Вы считаете, свой бухгалтер в фирме нужен?

Благодарим за Ваше мнение!

Мы дарим Вам умную методичку, которая поможет
качественно выбрать штатного бухгалтера.

Хотите знать, сколько Вы сэкономите до копейки?
Мы сделаем для Вас бесплатный расчет.

Оставьте Ваши данные и получите методичку бесплатно

Оставьте Ваши данные и узнайте сколько Вы сэкономите!

А как Вы считаете, свой бухгалтер в фирме нужен?

Благодарим за Ваше мнение!

Мы дарим Вам умную методичку, которая поможет качественно выбрать штатного бухгалтера.

Хотите знать, сколько Вы сэкономите, если обратитесь в бухгалтерскую фирму? Мы сделаем для Вас бесплатный расчет.

Оставьте Ваши данные и получите методичку бесплатно

Оставьте Ваши данные и узнайте сколько Вы сэкономите!